Eventmanagement, vom Termin bis zum Check-in.
Termin anlegen, Plätze vergeben, Warteliste führen, Gäste einchecken. Wird ein Platz frei, rückt der Nächste von selbst nach, und jede Veranstaltung steht zugleich bei Google und in deinen Kanälen.
Ein Event bei infoboxed ist ein Drop mit Termin: Du erzählst einmal, worum es geht, und bekommst eine Event-Seite mit Anmeldung, Warteliste und Check-in, dazu Posts für Instagram und LinkedIn, eine Folie für deine Bildschirme und einen Eintrag, den Google in der Veranstaltungssuche lesen kann. Gäste reservieren ohne Konto und ohne E-Mail, am Einlass zählt der Ticket-Code. Ob Workshop am Samstag, Kurs jeden Dienstag oder Weinabend mit 40 Plätzen: Eventmanagement heißt hier, Plätze zu füllen, statt Listen zu pflegen.
Kostenlos anmelden und erstes Event anlegen
Trag deine Adresse ein, dann richten wir deinen Zugang ein.
Weiter geht es in der App: kostenlos, ohne Passwort und ohne Kreditkarte. Details in der Datenschutzerklärung.
Angekommen. Gleich geht es in der App weiter; dort legst du dein erstes Event als Drop an.
Ein Event in vier Schritten.
Du pflegst keine Gästeliste in einer Tabelle und verschickst keine Bestätigungen. Was am Abend zählt, steht in der App, und die Gäste haben ihr Ticket am Handy.
- 01 · Anlegen
Termin, Ort, Eintritt
Datum und Uhrzeit, Ort mit Adresse oder ein Online-Link, dazu die Wahl: frei ohne Anmeldung, mit Anmeldung oder mit Freikarten. Plätze legst du fest oder lässt sie offen, einen Hinweis zum Preis schreibst du dazu.
- 02 · Reservieren
Name und Personen genügen
Auf der Event-Seite wählen Gäste den Termin, tragen ihren Namen ein und wie viele kommen, bis zu acht je Reservierung. Sofort danach sehen sie ihren Ticket-Code samt QR-Code und können ihn in den Kalender eintragen.
- 03 · Füllen
Warteliste statt Absage
Ist alles vergeben, landen weitere Gäste auf der Warteliste. Storniert jemand mit seinem Ticket, rückt die Warteliste automatisch nach, und du kannst auch selbst einen Platz geben.
- 04 · Einchecken
Code eingeben oder scannen
Am Einlass löst du den Ticket-Code auf der Einlöse-Seite ein oder scannst den QR-Code vom Handy. Wer schon drin ist, wird erkannt: Ein Ticket lässt sich nur einmal einchecken.
Einmal anlegen, jeden Dienstag gefüllt.
Kurse, Führungen, Verkostungen und Sprechstunden kommen selten allein. Statt jedes Mal ein neues Event zu bauen, erzeugst du aus einem Drop eine Serie: täglich, jede Woche oder alle zwei Wochen, jeder Termin mit eigenen Plätzen, eigener Warteliste und eigenem Check-in.
Jeder Termin einzeln
Fällt ein Abend aus, sagst du nur diesen ab, und wenn es doch klappt, bietest du ihn wieder an. Plätze lassen sich je Termin ändern, etwa für den Abend mit dem größeren Raum.
Verlängern statt neu anlegen
Termine reichen bis drei Monate voraus, höchstens zwölf kommende auf einmal. Läuft die Serie aus, verlängerst du sie mit demselben Rhythmus, und die Event-Seite bleibt dieselbe.
Auslastung auf einen Blick
In der App siehst du je Termin, wie viele reserviert haben, wer da war und wie viele nicht erschienen sind. No-Shows werden nur gezählt, gesperrt wird niemand.
Ein freier Platz bleibt nicht lange frei.
Wer seinen Ticket-Code hat, kann selbst stornieren, ohne dich anzurufen. Der Platz geht sofort an die Nächsten auf der Warteliste, in der Reihenfolge, in der sie sich eingetragen haben.
Was deine Gäste in der Hand haben
Den Ticket-Code mit QR-Code, einen Knopf zum Stornieren und den Eintrag für Outlook, Apple oder Google Kalender. Reserviert ein Mitglied deiner Community für mehrere Personen, kann es den Tisch teilen: Die Mitkommenden bekommen einen eigenen Link mit Termin und Kalendereintrag.
Was du in der Hand hast
Die Liste je Termin mit Namen, Personen und Status, den Knopf Da für den Check-in von Hand und Platz geben für die Warteliste. Wie du Absagen und No-Shows grundsätzlich einplanst, steht im Ratgeber Event-Anmeldung kostenlos.
Stammgäste zuerst, dann alle anderen.
Mit „Community zuerst“ reservieren bis zu einem Zeitpunkt nur Mitglieder deiner Community ab einer bestimmten Stufe. Danach öffnet die Anmeldung für alle. Wer sich vorher anmelden will, sieht auf der Event-Seite, bis wann der Vorrang gilt, und wie er Mitglied wird.
Mitglieder reservieren mit einem Tipp
Wer in deiner Community eingeloggt ist, muss kein Formular ausfüllen: Der Name kommt aus dem Profil, die Reservierung steht danach im Mitgliederpass. Vergibst du Punkte für Besuche, sammelt das Mitglied sie beim Check-in, höchstens einmal am Tag.
Gäste werden Mitglieder
Teilt ein Mitglied seinen Tisch, enthält der Link eine Einladung in deine Community. So kommen über jede Reservierung neue Leute dazu, die beim nächsten Mal selbst früher buchen. Wie Stufen und Punkte funktionieren, zeigen Community, Treueprogramm und Empfehlungsprogramm.
Erinnern, ohne Newsletter.
Hast du Push-Benachrichtigungen eingeschaltet, steht auf jeder Event-Seite der Link „An den Termin erinnern“. Wer ihn antippt, bekommt einen Tag vor Beginn und eine Stunde vor Beginn eine Nachricht aufs Handy oder an den Desktop, bei Serien für den nächsten Termin.
Außerhalb der Tagesgrenze
Für Messages gilt bei infoboxed höchstens eine Push-Nachricht am Tag. Erinnerungen zählen nicht dazu, denn sie hat der Fan für genau diesen Termin bestellt. Wer beim Abo das Thema Events gewählt hat, bekommt außerdem deine Event-Ankündigungen, wenn du sie per Push verschickst.
Wie Push ohne Service Worker auf deiner Website funktioniert, steht unter Push-Benachrichtigungen.
Eine Event-Seite, die Google versteht.
Jedes Event bekommt eine eigene Seite in deinem Brand Hub, mit Datum, Ort, Kartenlink, Eintritt und einer kurzen FAQ aus deinen eigenen Angaben. Dahinter stehen strukturierte Daten nach schema.org, bei Serien für jeden Termin einzeln. So kann Google deine Termine in der Veranstaltungssuche zeigen, und KI-Assistenten finden die Angaben in sauberer Form.
Schematische Darstellung. Ob und wann Google Termine zeigt, entscheidet Google.
Der Ort steht im Titel
Bei Betrieben mit Standort trägt die Event-Seite den Ort im Titel, so wie Menschen suchen: Keramikkurs Graz, nicht nur Keramikkurs.
Kalender und Sitemap
Jedes Event hat eine Kalenderdatei mit allen Terminen und einen Link für Google Kalender. Öffentliche Events stehen in der Sitemap.
Eventplan und Webinare
Im Hub sammelt der Tab Eventplan alle Termine im Kalender, Online-Events stehen zusätzlich unter Webinare. Mehr dazu unter Brand Hub und KI-Sichtbarkeit.
Mehr als Formular und Tabelle.
Ein Anmeldeformular ist schnell gebaut. Was danach kommt, kostet die Zeit: Bestätigen, Nachrücken, Abhaken, Erinnern und das Bewerben auf allen Kanälen.
| Formular und Tabelle | infoboxed | |
|---|---|---|
| Bestätigung für Gäste | Mail von Hand | Ticket-Code mit QR-Code, sofort am Handy |
| Ausgebucht | Absage oder eigene Liste | Warteliste, die bei Storno von selbst nachrückt |
| Am Einlass | ausgedruckte Liste | Code eingeben oder scannen, doppelte Tickets erkannt |
| Wiederkehrende Termine | jedes Mal neu | Serie mit Plätzen je Termin, verlängerbar |
| Stammgäste | gleich wie alle | Community zuerst, Reservieren mit einem Tipp, Punkte beim Check-in |
| Erinnerung | Mail, wenn jemand daran denkt | Push einen Tag und eine Stunde vorher |
| Bewerben | getrennt auf jedem Kanal | Posts, Bildschirm-Folie, Link-in-Bio und Hub aus demselben Drop |
| Daten der Gäste | bleiben in der Tabelle liegen | nur Name und Personen, gelöscht 30 Tage nach dem Termin |
Dasselbe Event, überall angekündigt.
Ein Event ist ein Drop wie jeder andere. Mit der Freigabe steht es nicht nur auf der Event-Seite, sondern an allen Orten, die du eingeschaltet hast. Die KI schreibt die Texte und nennt bei Serien den Rhythmus mit.
Instagram und LinkedIn
Fertig getextete Beiträge mit Bild im passenden Format, zum Kopieren und Posten.
Im Laden
Die Folie zeigt den nächsten Termin, mit QR-Code zum Mitnehmen.
Digital SignageProfil-Link auf Social
Der nächste Termin steht von selbst in deiner Bio-Seite.
Link-in-BioEventplan
Alle Termine im Kalender deines Hubs, jeder mit eigener Seite.
Eventmanagement im Alltag eines Betriebs
Klein im Aufwand, groß in der Wirkung
Wer an Eventmanagement denkt, denkt an Messen, Kongresse und Agenturen. Die meisten Events sind aber kleiner und häufiger: der Workshop im Studio, die Weinprobe im Lokal, der Tag der offenen Tür, die monatliche Führung. Für sie braucht es kein Projektteam, sondern einen Ablauf, der ohne Nacharbeit funktioniert, und eine Ankündigung, die dort ankommt, wo die Gäste ohnehin hinschauen.
Plätze füllen statt Tische verwalten
infoboxed ersetzt kein Reservierungssystem für den laufenden Betrieb und keine Ticket-Plattform für Konzerte. Es setzt dort an, wo es um Aufmerksamkeit geht: ein Termin, der bekannt werden soll, eine Serie, die sich füllen soll, Stammgäste, die zuerst dran sein sollen. Für Tischreservierungen im Alltag verlinkst du aus dem Drop einfach auf das Werkzeug, das du schon nutzt.
Rechtzeitig ankündigen
Die meisten Anmeldungen kommen in den Tagen nach der Ankündigung und kurz vor dem Termin. Dazwischen hilft eine zweite Erwähnung, etwa wenn nur noch wenige Plätze frei sind. Einen Zeitplan, welche Kanäle du wann bespielst, findest du im Ratgeber Veranstaltung bewerben.
Was infoboxed nicht macht
Über infoboxed läuft keine Bezahlung: keine verkauften Tickets, keine Anzahlung, keine Rechnung. Es gibt keinen Sitzplan, keine Bestätigungsmail an die Gäste und keine Gästeliste über mehrere Monate, denn Reservierungen werden 30 Tage nach dem Termin gelöscht. Wer ein Festival mit Kassensystem plant, braucht ein spezialisiertes Ticket-Werkzeug; wer regelmäßig Abende, Kurse oder Workshops füllen will, ist hier richtig.
Häufige Fragen zum Eventmanagement.
Brauchen meine Gäste ein Konto oder eine E-Mail-Adresse?
Nein. Zum Reservieren reichen Name und Anzahl der Personen. Die Gäste bekommen einen Ticket-Code mit QR-Code, den sie am Einlass zeigen. Mitglieder deiner Community reservieren eingeloggt mit einem Tipp.
Kann ich wiederkehrende Termine anlegen?
Ja, mit Pro. Du legst eine Serie täglich, jede Woche oder alle zwei Wochen an oder fügst Termine einzeln hinzu. Es gibt höchstens zwölf kommende Termine je Event, keiner liegt mehr als drei Monate voraus; die Serie verlängerst du später mit einem Klick.
Was passiert, wenn ein Termin ausgebucht ist?
Weitere Gäste kommen auf die Warteliste und bekommen trotzdem einen Ticket-Code. Storniert jemand, rückt die Warteliste automatisch nach. Du kannst jemandem von der Warteliste auch von Hand einen Platz geben.
Wie funktioniert der Check-in?
Am Einlass gibst du den Ticket-Code auf der Einlöse-Seite ein oder scannst den QR-Code vom Handy des Gastes. Alternativ tippst du in der Gästeliste auf Da. Ein Ticket lässt sich nur einmal einchecken.
Kann ich Tickets verkaufen?
Nein, über infoboxed läuft keine Bezahlung. Du kannst Eintritt frei, Anmeldung oder Freikarten wählen und einen Hinweis zum Preis dazuschreiben, zum Beispiel Getränke vor Ort.
Erscheinen meine Events bei Google?
Jede Event-Seite im Brand Hub trägt strukturierte Daten nach schema.org, bei Serien für jeden Termin einzeln, und steht in der Sitemap. Damit kann Google sie in der Veranstaltungssuche zeigen. Ob und wann Google das tut, entscheidet Google.
Was kostet Eventmanagement mit infoboxed?
In der kostenlosen Stufe ist ein Event pro Monat enthalten, mit Anmeldung, Warteliste, Check-in und Event-Seite. Mehrere Termine, Serien und den Vorrang für deine Community gibt es mit Pro um 29 Euro im Monat. Alle Grenzen stehen auf der Seite Preise.
Was passiert mit den Daten der Gäste?
Gespeichert werden nur der Name und die Anzahl der Personen, damit du am Einlass weißt, wer kommt. 30 Tage nach dem Termin werden die Reservierungen automatisch gelöscht.
Der Abend ist geplant. Jetzt fehlen nur die Gäste.
Leg dein nächstes Event als Drop an, wähl Eintritt und Plätze, gib frei. Event-Seite, Posts, Bildschirm-Folie und Anmeldung entstehen in einem Zug.
Passt dazu: Community, Push-Benachrichtigungen, Brand Hub und Preise.