Infoboxed · Starterbox · Event-Anmeldung kostenlos
Event-Anmeldung kostenlos: Gästeliste ohne Zettelwirtschaft.
Workshop, Verkostung oder Tag der offenen Tür: Bei infoboxed reservieren Gäste mit Name und Personenzahl, ganz ohne E-Mail-Adresse. Sind die Plätze weg, landen weitere Interessierte auf einer Warteliste. Jede Reservierung bekommt ein Ticket mit QR-Code, das dein Team am Einlass prüft.
Die Anleitung unten ist kostenlos und ohne Anmeldung, mit Vorlage, Beispiel und den häufigsten Fehlern. Wer es schneller will: infoboxed macht aus ein paar Stichworten den fertigen Text und bringt ihn in alle Kanäle.
Kostenlos anmelden und Event anlegen
Trag deine Adresse ein und plane den nächsten Termin mit fertiger Gästeliste.
Weiter geht es in der App: kostenlos, ohne Passwort und ohne Kreditkarte. Details in der Datenschutzerklärung.
Gleich geht es in der App weiter. Dort trägst du Datum, Ort und Plätze ein, und die ersten Gäste können reservieren.
Du planst den Abend. Die Liste führt sich selbst.
Kein Tool zusammenstecken, keine Mails abtippen.
Zwei Felder, fertig
Gäste geben Name und Personenzahl an. Mehr wird nicht gespeichert, und 30 Tage nach dem Event ist alles gelöscht. Ist es voll, geht es auf die Warteliste.
Was rund um den Termin passiert, läuft über dieselbe Plattform.
Ein Event ist nur eine Form von Message. Den Überblick über alles andere gibt dir die Startseite.
Ein Eintrag, viele Leser
Du beschreibst die Message einmal. Daraus macht die KI Texte für Instagram, LinkedIn und eine Story auf deiner Website, jeweils zum Freigeben.
Anmeldung für Veranstaltungen, schlank organisiert.
Vom ersten Formularfeld bis zum letzten Gast am Eingang.
Was ein Anmeldeformular wirklich braucht.
Jedes zusätzliche Feld kostet Anmeldungen und erzeugt Daten, die du schützen musst.
- Namedamit du am Einlass weißt, wer kommt
- Personenzahlfür Stühle, Gläser und Platzgrenze
- Kontaktnur, wenn du wirklich schreiben musst
- Termin oder Uhrzeitbei mehreren Durchgängen
- Essen und Bedarfnur bei Bewirtung oder Barrierefreiheit
- DatenschutzhinweisZweck und Löschfrist in einem Satz
Für einen offenen Abend im Café reichen meist die ersten zwei Zeilen; ein Menü mit Allergenen braucht mehr.
Anmeldeformular für Veranstaltungen als Vorlage.
Die Felder passen in jedes Formular-Tool, in eine Tabelle oder auf ein Blatt Papier. Die hervorgehobenen Teile tauschst du gegen deine Angaben; optionale Felder lässt du einfach weg.
Anmeldung: Name der Veranstaltung am Datum um Uhrzeit, Ort oder Online-Link
KurzinfoEin Satz, was die Gäste erwartet. Eintritt: frei oder Preis vor Ort. Plätze: Anzahl oder unbegrenzt. Anmeldeschluss: Datum.
PflichtfelderVor- und Nachname · Anzahl der Personen (inklusive dir)
Optionale FelderE-Mail oder Telefon, nur für kurzfristige Änderungen · Zeitfenster, falls es mehrere gibt · Hinweise zu Essen oder Barrierefreiheit
AbsageDu kannst doch nicht? Gib bitte bis Datum Bescheid unter Kontaktweg, damit jemand von der Warteliste nachrücken kann.
DatenschutzhinweisWir verwenden deine Angaben nur, um die Veranstaltung zu planen und den Einlass zu organisieren, und löschen sie Frist, zum Beispiel 30 Tage nach dem Termin. Verantwortlich: Betrieb, Anschrift. Mehr in unserer Datenschutzerklärung: Link.
Optional: NewsletterLeeres Kästchen Ich möchte zusätzlich Messages von Betrieb per E-Mail bekommen.
Online-Anmeldeformular und Gästeliste kostenlos erstellen
Die Vorlage oben kostet nichts und funktioniert auch digital. Ein Online-Anmeldeformular erstellst du kostenlos mit dem Gratis-Umfang vieler Formular-Tools: Felder übernehmen, Datenschutzhinweis einsetzen, Link teilen. Oft sammeln sich die Antworten in einer Tabelle, die gleich als Online-Gästeliste dient. Brauchst du eine Gästeliste als Vorlage für Papier, genügen drei Spalten: Name, Personen, angekommen. Ein vollständiges Event-Planungstool mit Budget und Ablaufplan ist infoboxed nicht; dort tragen sich Gäste nur mit Name und Personenzahl ein, und Gästeliste wie Warteliste entstehen dabei von selbst.
Fünf Wege zur Gästeliste im Vergleich.
Welcher Weg passt, hängt an drei Fragen: Wie viele Gäste erwartest du, kostet der Eintritt etwas, und wer steht am Eingang?
| Papierliste | Anmeldung per Mail | Formular-Tool | Anmelde-Software | Infoboxed | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kosten | keine | keine | oft gratis im Grundumfang | meist Abo oder Gebühr je Ticket | kostenlos starten |
| Platzgrenze und Warteliste | von Hand | von Hand | je nach Tool | meist enthalten | eingebaut |
| Check-in | abhaken | ausgedruckte Liste | ausgedruckte Liste | oft per Scan | Ticket mit QR-Code |
| Eigene Felder | beliebig | beliebig | frei gestaltbar | frei gestaltbar | nein, nur Name und Personenzahl |
| Bezahlte Tickets | Kasse vor Ort | Überweisung | selten | ja | nein |
Wofür infoboxed nicht gedacht ist
Für Ticketverkauf, eigene Felder wie Firma oder Menüwahl und Erinnerungs-Mails ist eine spezialisierte Anmelde-Software die bessere Wahl. Infoboxed fragt keine E-Mail-Adresse ab und verschickt daher nichts. Es passt zu freiem Eintritt, Freikarten und begrenzten Plätzen.
Wenn alles ausgebucht ist: Warteliste und Absagen.
Bei Gratis-Terminen erscheinen selten alle, die zugesagt haben. Wie viele fehlen, zeigen dir deine eigenen Termine.
Warteliste anbieten
Ein volles Event ist kein Grund, Interessierte wegzuschicken. Wer sich auf die Nachrückliste setzt, hat echtes Interesse.
Absagen leicht machen
Nenne in der Bestätigung, wie und bis wann man absagen kann. Je einfacher das geht, desto seltener bleibt jemand einfach weg.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Yogastudio bietet eine kostenlose Probestunde mit 14 Matten an. Nach drei Tagen ist sie voll, sechs Leute stehen auf der Warteliste. Zwei sagen am Vortag ab, zwei rücken nach, und am Abend ist jede Matte belegt. Das Studio und die Zahlen sind erfunden.
Check-in am Eingang ohne Stau.
So kommen Gäste zügig hinein, auch wenn alle gleichzeitig eintreffen.
Eine Person nur für den Einlass
Wer nebenbei Getränke ausschenkt, macht beides halb. Plane für die erste halbe Stunde eine feste Person am Eingang ein.
Liste griffbereit sortieren
Papierlisten alphabetisch nach Nachnamen ordnen. Für digitale Tickets reicht ein geladenes Handy mit Netz.
QR-Code statt Namenssuche
Zeigen Gäste ein Ticket mit QR-Code, ist der Abgleich eine Sache von Sekunden. Bei infoboxed prüft dein Team das Ticket über die Einlöse-Seite.
Danach zählen
Wie viele waren angemeldet, wie viele kamen? Die Quote hilft dir beim nächsten Mal, Plätze und Bewirtung realistischer zu planen.
Damit niemand den Termin vergisst.
Zwischen Zusage und Termin liegen oft Wochen. Erinnern geht auch ohne Mail.
- Kalender-Eintrag anbieten. Eine Kalender-Datei (.ics) oder ein Knopf für den Google Kalender legt den Termin direkt beim Gast ab. Infoboxed stellt beides auf jeder Event-Seite bereit.
- Mail oder Nachricht nur mit Kontaktdaten. Hast du E-Mail oder Telefonnummer erfragt, schick zwei bis drei Tage vorher eine kurze Nachricht mit Uhrzeit, Adresse und Absage-Möglichkeit.
- In den eigenen Kanälen auftauchen. Ein Beitrag am Vortag erreicht auch alle, die du nicht direkt anschreiben kannst. Wie du einen Termin breiter bekannt machst, steht im Ratgeber Veranstaltung bewerben.
Gästedaten sparsam und mit Ablaufdatum.
Ein kurzer Überblick zur DSGVO, die in Deutschland und Österreich gleichermaßen gilt. Eine rechtliche Prüfung deines Vorhabens ersetzt er nicht, dafür ist eine Datenschutz-Fachperson zuständig.
- Zweck festlegen. Daten für den Einlass nutzt du für den Einlass. Für Werbung brauchst du in der Regel eine eigene Grundlage, etwa eine separate Einwilligung.
- Nur Nötiges abfragen. Die DSGVO verlangt Datenminimierung. Name und Personenzahl sind bei vielen Anlässen genug.
- Löschfrist nennen und einhalten. Leg fest, wann die Liste verschwindet, und trag dir den Termin ein. Infoboxed löscht Reservierungen automatisch 30 Tage nach dem Event.
- Vorsicht bei Gesundheitsangaben. Allergien oder Unverträglichkeiten können Gesundheitsdaten sein, für die strengere Regeln gelten. Frag sie nur ab, wenn du wirklich bewirtest.
Vier Stolpersteine bei der Event-Anmeldung.
Ein Formular wie eine Steuererklärung
Geburtsdatum und Anschrift für einen Kaffeeabend: Wer zu viel fragt, verliert Gäste.
Kein Anmeldeschluss
Ohne Frist kommen Zusagen bis zur letzten Stunde, und du weißt nie, wie viel Brot du bestellen sollst.
Anmeldungen an drei Orten
Ein paar per Instagram-Nachricht, einige per Mail, der Rest am Telefon. Sammle alles an einer Stelle, sonst geht jemand verloren.
Die Liste bleibt ewig liegen
Monate später liegen Namen noch in einer Tabelle. Lösch sie zum festgelegten Termin.
Kurz erklärt
Anmeldeformular: die Eingabemaske, über die sich Gäste für einen Termin eintragen. Gästeliste: die gesammelten Anmeldungen, mit denen du am Eingang arbeitest. Teilnehmerliste: derselbe Begriff, häufiger bei Kursen und Seminaren. Warteliste: Anmeldungen über die Platzgrenze hinaus, die bei Absagen nachrücken. Ideen für eine Mitmach-Aktion am Event: Gewinnspiel Ideen.
Häufige Fragen zur Event-Anmeldung
Gibt es eine kostenlose digitale Gästeliste?
Ja. Für viele Anlässe reicht eine geteilte Tabelle oder ein kostenloses Formular-Tool. Bei infoboxed füllt sich die Gästeliste von selbst, sobald jemand über die Event-Seite reserviert.
Welche Tools gibt es für die Eventplanung?
Grob vier Gruppen: Tabellen für Listen und Aufgaben, Formular-Tools für die Anmeldung, Anmelde- und Ticket-Software für größere Veranstaltungen mit Bezahlung und Plattformen wie infoboxed, die Einladung, Event-Seite und Reservierung verbinden.
Wie kann ich kostenlos eine Teilnehmerliste online erstellen?
Leg ein Online-Formular mit wenigen Feldern an, das jede Anmeldung als Zeile in eine Tabelle schreibt, und teile den Link. Oder du trägst das Event in infoboxed ein, wo jede Reservierung direkt in der Liste landet.
Welche Angaben gehören in ein Anmeldeformular für eine Veranstaltung?
Nur, was du für die Planung brauchst. Oft reichen Name und Personenzahl. Dazu kommt ein kurzer Hinweis, wofür die Daten genutzt und wann sie gelöscht werden.
Wie funktioniert eine Warteliste bei Veranstaltungen?
Sind alle Plätze vergeben, tragen sich weitere Interessierte in eine Nachrückliste ein. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person nach. Bei infoboxed kommen Gäste automatisch auf die Warteliste, wenn das Event voll ist.
Wie lange darf ich die Daten der Gäste aufbewahren?
So lange, wie der Zweck es erfordert; bei einer Einlassliste ist das meist kurz nach dem Termin erledigt. Nenne die Frist im Datenschutzhinweis. Das ist keine Rechtsberatung. Infoboxed löscht Reservierungen 30 Tage nach dem Event.
Kann ich mit infoboxed Tickets verkaufen?
Nein. Möglich sind freier Eintritt ohne Anmeldung, kostenlose Anmeldung mit optionaler Platzgrenze und Freikarten. Kostet der Abend etwas, ergänzt du einen Hinweis zum Preis vor Ort.
Verschickt infoboxed Erinnerungen an die Gäste?
Nein, weil keine E-Mail-Adresse abgefragt wird. Gäste können den Termin aber als Kalender-Datei speichern oder in den Google Kalender übernehmen.
Wie läuft der Check-in mit QR-Code?
Jede Reservierung erhält ein Ticket mit QR-Code, das der Gast vorzeigt. Dein Team prüft es am Eingang über die Einlöse-Seite.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für ein Anmeldeformular?
Ja, auf dieser Seite: Überschrift, Kurzinfo, Pflichtfelder, optionale Felder, Absage-Hinweis und Datenschutzhinweis mit Platzhaltern. Kopier sie mit einem Klick in ein Formular-Tool oder eine Tabelle, oder druck sie aus, und füll die hervorgehobenen Teile mit den Angaben zu deinem Termin.
Über den Autor
Leonhard Pleschberger ist CEO von Einfachmarketing, dem Unternehmen hinter infoboxed. Er bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung im digitalen Marketing mit: bei Microsoft, als Head of Digital einer internationalen Werbeagentur, als Head of Marketing bei refurbed und als Country Manager Austria bei Fiverr.