Infoboxed · Starterbox · E-Mail-Signatur Vorlage
Aufbau, Pflichtangaben und drei Vorlagen zum Kopieren. Dazu die Zeile, die fast alle vergessen: was gerade bei euch passiert. Infoboxed schreibt diesen Satz zu jeder Message und gibt ihn per Link ans ganze Team, ohne Konto.
Die Anleitung unten ist kostenlos und ohne Anmeldung, mit Vorlage, Beispiel und den häufigsten Fehlern. Wer es schneller will: infoboxed macht aus ein paar Stichworten den fertigen Text und bringt ihn in alle Kanäle.
Trag dich ein, und zur nächsten Message bekommt jede Signatur im Betrieb einen passenden Satz.
Weiter geht es in der App: kostenlos, ohne Passwort und ohne Kreditkarte. Details in der Datenschutzerklärung.
Erledigt, deine Adresse ist gespeichert. Kannst du starten, schreiben wir dir; die erste Signatur-Zeile entsteht dann aus deiner nächsten Message.
Meist steht in der Signatur seit Jahren dasselbe. Infoboxed bringt einen aktuellen Satz hinein.
Zu jedem Drop schreibt die KI eine Signatur-Zeile mit Link zur Meldung, nur aus deinen Angaben. Fehlt etwas, fragt sie nach; raus geht die Zeile erst nach deiner Freigabe.
Aus demselben Eintrag entstehen weitere Fassungen. Überblick auf der Startseite.
Je Kanal ein eigener Text in deinem Ton, das Bild passend zugeschnitten. Veröffentlicht wird von dir, direkt in Instagram oder LinkedIn.
Bausteine, Vorschriften, Einrichtung und wie die Signatur nebenbei für dich wirbt.
Empfänger suchen in der Signatur meist nur eines: wie sie dich erreichen. Sechs Bausteine genügen.
Geschäftliche E-Mails gelten in Deutschland und Österreich oft als Geschäftsbriefe. Was dann hineingehört, ist je nach Rechtsform verschieden. Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern Orientierung; deinen Fall klären Steuerberatung, Kammer oder Kanzlei.
Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Gibt es einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, auch diesen Namen.
AG, eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften nennen ebenfalls Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer. Bei der AG kommen Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz dazu.
Viele Einzelunternehmen und Freiberufler stehen in keinem Register. Vollständiger Name und eine erreichbare Anschrift gehören trotzdem hinein; ob mehr Pflicht ist, weiß deine Kammer.
Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen nennen Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht. Für nicht eingetragene Gewerbetreibende gelten eigene Vorgaben; Auskunft gibt die Wirtschaftskammer.
Ob jede einzelne Mail als Geschäftsbrief zählt, wird unterschiedlich gesehen. Am einfachsten stehen die Angaben in jeder Mail nach außen, auch in Antworten.
Drei Varianten in reinem Text, die in jedem Mailprogramm funktionieren. In die grünen Felder kommen deine Daten, alles Unpassende fliegt raus.
Beste Grüße
Vorname Nachname · Funktion
Firma mit Rechtsform · Straße und Hausnummer · PLZ Ort
Tel. Nummer · Website
Sitz: Ort · Registergericht oder Firmenbuchgericht · Register- oder Firmenbuchnummer · Geschäftsführung: Namen
Variante 2: mit aktueller ZeileViele Grüße
Vorname Nachname · Funktion
Message in einem Satz: Link zur Meldung
Firma mit Rechtsform · Anschrift · Tel. Nummer · Website
Pflichtangaben wie in Variante 1
Variante 3: Team-PostfachHerzliche Grüße, dein Team von Firma
Bereich, zum Beispiel Buchung oder Service · erreichbar Tage und Uhrzeiten
Tel. Nummer · Website
Gerade bei uns: offene Stelle oder Termin, mehr unter Link
Pflichtangaben wie in Variante 1
Variante 2 für einen erfundenen Betrieb in Österreich; alle Angaben sind ausgedacht.
E-Mail-Signatur · Café · erfundenes Beispiel
Mara Sommer · Inhaberin und Gastgeberin
Neu ab November: Sonntagsbrunch mit Platzreservierung, alle Infos hier: [Link zur Meldung]
Café Sommer GmbH · Musterplatz 1 · 4020 Linz · Tel. 0732 000 000 · cafe-sommer.at
Sitz: Linz · Firmenbuchgericht: Landesgericht Linz · FN 000000a · Geschäftsführung: Mara Sommer
Oben der Mensch, dann der Anlass, unten das Pflichtprogramm. Nach dem Start ersetzt die nächste Message den Brunch-Satz.
Ob Outlook, Gmail, Apple Mail oder Thunderbird: Der Weg führt über die Einstellungen zum Punkt Signatur. Menüs ändern sich, diese Schritte nicht.
Schreib die Signatur in einem einfachen Texteditor. Aus Word kopiert, reisen oft unsichtbare Formatierungen mit.
In den Einstellungen eine neue Signatur anlegen und ihr einen erkennbaren Namen geben.
Name fett, Rest normal. Eine Schriftart und höchstens zwei Größen reichen.
Bestimme, ob die Signatur bei neuen Mails, Antworten oder beidem erscheint. Auch eine kürzere Antwort-Fassung braucht die Pflichtangaben.
Handy-Apps und Webmail haben oft eigene Einstellungen. Schick dir eine Testmail und öffne sie am Smartphone und am Rechner.
Damit das Logo auch ankommt, helfen vier Regeln.
Eine Breite zwischen 150 und 250 Pixeln ist ein verbreiteter Richtwert. PNG oder JPG mit kleiner Dateigröße; schwere Bilder blähen jede Mail auf.
Viele Programme zeigen Bilder erst nach einem Klick. Ein Alternativtext wie der Firmenname füllt die Lücke.
Eine reine Bild-Signatur bleibt bei blockierten Bildern leer. Name, Telefon und Pflichtangaben gehören als Text hinein.
Im Signatur-Editor gibt es meist eine Schaltfläche für Bilder: Datei hochladen oder Bildadresse angeben. Eine Adresse im Netz muss dauerhaft erreichbar bleiben.
Jede Mail an Kunden, Lieferanten oder Bewerber endet mit deiner Signatur. Eine Zeile über dem Kontaktblock genügt, um auf etwas Aktuelles zu zeigen.
Neues Angebot oder zweiter Standort: ein Satz, ein Link.
Tag der offenen Tür, mit Datum. Siehe Veranstaltung bewerben.
Tipps zum Text: Stellenanzeige erstellen.
Bitte um ehrliche Meinung, Link siehe Google-Bewertungslink erstellen.
Tausch die Zeile mit jeder Meldung aus; ein veralteter Hinweis schadet mehr als keiner. Am stärksten wirkt sie, wenn das ganze Team dieselbe nutzt (mehr dazu unter Corporate Influencer). Die Anlässe plant ein Redaktionsplan.
Statt eines Banners reicht eine Zeile: „Wir machen vom Datum bis Datum Pause und sind ab Datum wieder für dich da.“ Nach den Feiertagen kommt sie wieder raus.
Vier Wege rund um die Signatur und was jeder übernimmt.
| Selbst im Mailprogramm | Online-Generator | Zentrale Signatur-Software | Infoboxed | |
|---|---|---|---|---|
| Ergebnis | Text-Signatur | gestaltete HTML-Signatur | einheitliche Signaturen für alle | wechselnde Zeile zur Message |
| Kosten | keine | oft gratis, Extras teils kostenpflichtig | meist Lizenzgebühren | kostenlos starten |
| Aktualität | von Hand | neu erzeugen und einfügen | zentral änderbar | neuer Satz mit jeder Message |
| Team | jede Person einzeln | jede Person einzeln | zentral verteilt | Link ohne Konto, jeder kopiert selbst |
Die Signatur ist der Block unter deiner Mail mit Name, Kontakt und Pflichtangaben. Ein Disclaimer ist ein Zusatz, etwa zur Vertraulichkeit; seine rechtliche Wirkung ist umstritten. Footer heißt meist der Fußbereich von Newslettern.
In den Einstellungen deines Mailprogramms gibt es einen Bereich Signatur. Dort legst du eine neue an, fügst Name, Kontakt und Pflichtangaben ein und bestimmst, wann sie erscheint. Am Handy richtest du sie oft getrennt ein.
Auf dieser Seite gibt es drei Textvorlagen zum Kopieren. Gestaltete Varianten bieten Online-Generatoren und Design-Tools; prüf dort, ob deine Pflichtangaben vollständig sind.
Über die Bild-Schaltfläche im Signatur-Editor, als Datei oder per Bildadresse im Netz. Halte es klein, gib einen Alternativtext an und lass die Kontaktdaten als Text stehen.
Das hängt vom Bedarf ab. Einer Person reicht meist der Editor im Mailprogramm, für eine gestaltete Signatur gibt es Generatoren, für viele Mitarbeitende Software zur zentralen Verwaltung, meist gegen Lizenzgebühr.
Je nach Rechtsform verschieden. Eingetragene Unternehmen nennen meist Firma, Rechtsform, Sitz, Register- oder Firmenbuchgericht und Nummer, in Deutschland bei GmbH und AG auch Geschäftsführung oder Vorstand. Keine Rechtsberatung; verbindlich klären das Steuerberatung, Kammer oder Kanzlei.
Ja. Jedes gängige Mailprogramm hat einen Signatur-Editor, und mit einer Vorlage wie oben bist du schnell fertig. Auch viele Generatoren sind gratis, manche Extras kosten.
Nicht unbedingt. Eine Text-Signatur funktioniert überall. Ein Generator lohnt sich, wenn du Logo, Farben und Symbole sauber als HTML willst.
So kurz wie möglich. Name, Funktion, Firma, Kontakt, eine aktuelle Zeile und die Pflichtangaben passen in wenige Zeilen.
Nein. Infoboxed baut keine Signatur mit Logo, Kontaktdaten und HTML, sondern liefert zu jeder Message eine Signatur-Zeile: einen kurzen Satz mit Link, den dein Team ohne Konto abholt und in die eigene Signatur kopiert.
Über den Autor
Leonhard Pleschberger ist CEO von Einfachmarketing, dem Unternehmen hinter infoboxed. Er bringt mehr als 15 Jahre Erfahrung im digitalen Marketing mit: bei Microsoft, als Head of Digital einer internationalen Werbeagentur, als Head of Marketing bei refurbed und als Country Manager Austria bei Fiverr.